Como apresentar relatórios – Que tal escrever melhor?

 Muitas vezes sentimos a garganta apertar e o corpo todo sacolejar ao som de um pedido: Preciso de um relatório! Você tem até amanhã de manhã para apresentá-lo! E agora?   Para muitos o simples fato de escrever significa uma epopéia. Mas a verdade é que isto pode ser simples se forem observadas algumas regras. Vamos colocar algumas delas para que o seu relatório saia com profissionalismo e elegância.

1º – A complexidade do assunto e o público determinam o tamanho do relatório. Alguns não terão mais de uma página. Em relatórios pequenos não há necessidade de uso de “sumário”, “prefácio” ou “anexos”.

2º – Uma boa folha de rosto “vende” um belo relatório. A folha de rosto é o primeiro contato do leitor com o relatório. Por isso, deve ser bem feito para conquistar o leitor.

3º – Antes de tudo faça um “Resumo executivo”. Versão condensada do relatório. Este resumo deverá estar logo após a folha de rosto.  Comece o texto com um paragrafo curto (3 ou 4 linhas) com a tese do relatório. Depois apresente os dados objetivos que confirmam a sua tese. Utilize um paragrafo de até 4 linhas ou dois paragrafos de no máximo 3 linhas cada. Ao final coloque as medidas a serem adotadas, custos financeiros destas medidas, em no máximo 6 linhas.

Sumário – Não confunda sumário com índice. Índice é a lista detalhada dos assuntos. Sumário é a organização em úcleos temáticos e a indicação posterior das seções e respectivas páginas. É através do sumário que o leitor entrara em contato com o relatório. O sumário deve ser feito para relatórios com mais de cinco capítulos.

Prefácio – É a ficha técnica do relatório. Nele deve constar: Quem solicitou o relatório, quem foi o responsável pela elaboração do texto, departamentos que contribuiram, documentos que ele invalida ou substitui, modificações técnicas significativas, a estrutura do trabalho, como foi subdividido e os anexos.

O Objetivo – Nesta parte concentre-se apenas na informação que deve ser passada ao leitor. Direcione as informações para a área ou diretoria que solicitou o relatório.

Texto Principal – Na introdução identifique o solicitante, defina o objetivo do trabalho e exponha os motivos. No corpo do texto apresente os dados, análises e argumentos. Desenvolva o texto através de tópicos. Na conclusão, se o chefe ficar convencido das informações, basta recapitular os principais argumentos. Não deixe de recomendar as ações necessarias…isto fortalece e mostra criatividade no trabalho.

Os anexos – Os anexos deixam o seu relatório mais leve. Os anexos deverão conter as informações importantes que deixariam o seu texto principal muito carregado. Os anexos também ajudarão nas decisões tomadas após a leitura do relatório.

 Procure incluir no relatório análises, comentários e sugestões. Isto mostrara que você esta empenhado e contribui de forma criativa para a melhora da empresa. Deixe informações acessórias para os anexos. Se houver muita informação a ser repassada, não coloque tudo no texto principal.

No sumário utilize palavras-chave para que o leitor saiba os temas tratados.  

 

Deixe uma resposta

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair / Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair / Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair / Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair / Alterar )

Conectando a %s